最近では、情勢や技術・ネット回線の発達により、会議だけではなく、セミナーや研修もオンラインで実施されるようになってきました。
しかし、オンラインでのセミナーや研修に関しては、まだまだ参加者側も慣れておりません。
そのため、通常のセミナーや研修のように時間を決め、定刻に始めてしまうとセミナーや研修がうまく進行出来なくなってしまう場合があります。
それらは、セミナー内で参加者が良く利用するzoomの機能の使い方を直前に参加者と一緒に確認を行う事で、解決する事が出来ます。
そこで今回は、zooｍを利用したセミナーや研修を開始する直前に、参加者と一緒にやることで円滑に進行が出来るようになる「zoomの機能」を使い方の画像付きでご紹介します。
セミナーや研修講師の方で、オンラインで行う経験がまだ少ない方は、参考にしてください。
目次
開始前に参加者と確認すべきzoomの機能
zoomでセミナーを行う場合には、以下の機能を良く利用します。
そのため、参加者と確認しておきましょう。
- ミュート
- ビデオのオンオフ
- ディスプレイの変更
- チャット
- 手をあげる
- ブレイクアウトルーム
また、最初のみの設定になるのですが、「参加者の表示名の変更」を行っておくと、進行しやすくなるかと思いますので、こちらの設定方法も合わせてご紹介します。
ミュート機能
参加者全員の音声が入ってしまうと、参加者周辺の環境音や話し声が入ってしまい、講師の話に集中出来ない参加者が出てしまいます。
そのため、基本的に講師が話をしている間は、参加者のマイクは「ミュート」にし、音が入らないようにします。
しかし、発言を求める場面などでは、ミュートのままでは音が入らないため参加者自身でミュートを解除してもらう必要があります。
そのため、ご自身でミュートのオン・オフが出来るようにする事で、進行を円滑にするめることが出来るようになります。
ミュート機能の設定方法
パソコン
スマホ
ビデオのオンオフ
- ご自宅で参加されているため、あまりビデオを利用したくない。
- 後ろに人が通るため、一時的にビデオを停止させたい。
といった参加者の中もいらっしゃいます。
そのため、ご自身でビデオのオン・オフが出来ると円滑にすすめる事が出来ます。
また、参加者のネット環境が悪い場合には、ビデオを切って音声だけにする事で、ネット環境の負荷を和らげる事も出来ます。
ビデオのオンオフの設定方法
パソコン
スマホ
ディスプレイの変更
画面の表示方法に関しては、「スピーカーモード」にしておいてもらうのが望ましくなります。
「スピーカーモード」にすることで、運営側から参加者側に表示する映像（講師の話している）を強制する事ができます。
しかし、操作ミスなどにより、「別のモードに切り替わってしまった」といった場合にはご自身でスピーカーモードに戻してもらう必要があります。
ビデオのオンオフの設定方法
パソコン
スマホ
チャット機能
画面を通してのコミュニケーション以外にも、チャットを利用し、意見や感想、質問など書き込んでもらう事で、情報の共有、円滑な進行ができます。
チャット機能の利用方法
パソコン
スマホ
手を挙げる
- 参加者にトラブルがあり解決出来ない場合。
- その他コメントがある場合。
に、手を挙げるという機能を利用する事で、運営側に通知を出す事ができます。
また、解消した場合には、参加者自身にて、「手を降ろす」といったアクションをしてもらう必要があります。
手を挙げるの利用方法
パソコン
スマホ
ブレイクアウトルーム
ブレイクアウトルームとは、参加者をグループ分けし、そのグループ内でやり取りをしてもらう機能になります。（他のグループ参加者からは見れない）
ブレイクアウトルームを利用した直後だと急に少人数に画面が切り替わるため、うまくディスカッションが出来ないといった事があります。
そのため、セミナー開始前に一度利用し、互いに自己紹介などをしてもらっておくと、本番時も円滑に進行する事が出来ます。
この機能に関しては、通常のzoomを利用している画面と変わりません。
参加者の表示名の変更
参加者によっては、zoomで表示されている名称が
- 数字だけ
- 読めない漢字
- 同一名の方がいる
となっている場合があります。
そうなってしまうと、意見の発表などをお願いする際にうまく依頼をする事が出来なくなってしまいます。
そこで、開始時に「会社名+名前（カタカナ）」の形式に統一し設定変更をしてもらうことで、円滑にすすめる事が出来るようになります。
参加者の表示名の変更方法
パソコン
スマホ
オンラインセミナー・研修は事前の準備が重要
オンラインでのセミナーや研修に関しては、まだまだ参加者側も慣れておりません。
そのため、「参加者と一緒に機能を確認する」などを行う事で、セミナー・研修を円滑にすすめる事が出来ます。
投稿者プロフィール
こんにちは。㈱シンラウンド代表の中島 達（@NakajimaSatoru）です。